Conheça o 5W2H e melhore a gestão do seu negócio

Você tem buscado formas de melhorar a gestão do seu negócio? Se sua resposta for sim, então está na hora de aplicar o 5W2H! Ah, não sabe o que é o 5W2H? Não tem problema!

E sabe por quê? Por que neste artigo nós iremos te explicar tudo certinho o que é o 5W2H, como ele funciona e quando você deve aplicar essa ferramenta de gestão em seu negócio.

Mas afinal de contas o que é esse tal de 5W2H

Bom, trata-se de uma estratégia de gestão empresarial baseada em uma planilha ou check list com atividades bem específicas.

Essas atividades devem ser aplicadas em seu negócio com total eficiência e o máximo de objetividade. O detalhe é que todas as pessoas envolvidas em seu projeto ou negócio devem fazer o uso concomitante dessa ferramenta empresarial.

A ferramenta 5W2H é na verdade as iniciais escritas em inglês de sete diretrizes feitas em formas de perguntas. Quando respondidas de forma clara e objetiva são capazes de eliminar qualquer problema ou dúvida que porventura possa surgir ao longo do desenvolvimento de todas as atividades de sua empresa.

A ferramenta 5W2H é uma metodologia gerencial que responde às sete perguntas essenciais. As respostas conduziraãovocê e sua equipe por um caminho que tornará possível e econômica a execução do objetivo de um projeto.

A sigla 5W2H é assim desdobrada:

– 5W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?)

– 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?)

Vamos entender melhor o significado de cada uma dessas frases e o que se espera de respostas para essas perguntas.

A planilha 5W2H

– What (o que será feito?): Você deve responder objetivamente aquilo que você deseja alcançar, por exemplo, se será feita melhoria na cadeia de produção ou no processo de vendas, etc.

– Why (por que será feito?): Você deve responder de forma clara quais são os motivos que podem justificar o que será feito. Exemplo: será feito para melhorar algo ou o quê mais?

– Where (onde será feito?): Aqui você deve responder onde será desenvolvido o projeto. Se sua empresa for grande e dividida em departamentos, especifique o setor onde será feito. Se for uma microempresa, então responda apenas “empresa”.

– When (quando?): Para resposta desta pergunta você deve indicar uma data em que o projeto será executado.

– Who (por quem será feito?): Observe cada ação que deverá ser executada no projeto e defina quem irá executá-las. Tome cuidado para determinar as pessoas certas.

– How (como será feito?): Aqui você deve detalhar de forma bem específica o processo que será desenvolvido na execução do projeto.

– How much (quanto vai custar?): Para responder esta pergunta você deve colocar todos os valores que gastará para execução do projeto. Inclua o gasto com pessoal, com os equipamentos, com os materiais de expediente, etc.

Perguntas e respostas básicas sobre a planilha 5W2H

Na sequência listaremos algumas perguntas e suas respectivas respostas que são consideradas básicas para quem está iniciando na compreensão e aplicação da planilha 5W2H.

1. A planilha 5W2H melhorará meu negócio?

Não tenha dúvida que o 5W2H melhorará em muito a execução e todo o controle das atividades de sua empresa. Com ele haverá até economia de tempo e de dinheiro. Você não perderá esses itens por contas de dúvidas, e a produção aumentará.

2. Como posso aplicar a planilha 5W2H?

O primeiro passo é saber com objetividade a atividade para a qual deseja aplicar o 5W2H. E em seguida basta responder com objetividade e clareza todas as 7 perguntas.

Na sequência, crie uma tabela que explique o que ficou planejado. Saiba que a aplicação em si é uma tarefa bem simples, o que pode na verdade demandar algum tempo é a busca pelas respostas exatas e adequadas.

3. Em que momento devo aplicar a planilha 5W2H?

Saiba que o 5W2H pode ser aplicado no mundo empresarial como também na vida pessoal, isso porque é possível utilizá-lo a todo momento e em muitas situações, visto que o seu objetivo é otimizar o planejamento de qualquer atividade.

4. Possuo uma empresa pequena, devo aplicar a planilha 5W2H?

Não importa o tamanho, e até mesmo se apenas uma pessoa faz a gestão do negócio, mesmo assim você pode e deve aplicar a planilha 5W2H. Com ela você ganhará tempo e economizará dinheiro, além do que terá com clareza todos os passos que devem ser seguidos para a execução de algum projeto, quer seja empresarial ou pessoal.

5. Poderia citar alguns exemplos de aplicação do 5W2H?

Sim, claro! Aplique o 5W2H? em:

– contratação de um gerente

– prospecção de clientes

– manutenção de máquinas

– gastos financeiros pessoais, e em muitas outras situações.